Helatukku Finland Oy:n asiakkaita koskeva tietosuojaseloste 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten käsittelemme Helatukku Finland Oy:n asiakkaiden henkilötietoja. Selosteella kerromme mitä henkilötietoja keräämme, mihin niitä käytämme ja millä oikeusperusteella tietoja käsittelemme. Kerromme myös oikeuksistasi henkilötietojasi koskien.  

Tämä tietosuojaseloste kattaa myös Helatukku Finland Oy:n verkkokaupoissa myytävät tuoteperheet.   

  

1 Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja tietosuojavastaavan yhteystiedot 

Helatukku Finland Oy (kuuluu HtFGroup -konserniin) 

Yrittäjäntie 6
60100 Seinäjoki
Puh. 029 123 9400
Y-tunnus: 0485063-5 

Tietosuoja-asioita hoitava henkilö:  

Kirsi Syrjämäki   Puh. 044 039 4107
kirsi.syrjamaki@htfgroup.fi     

 

2 Mitä tietoja keräämme, mihin tarkoitukseen ja millä oikeusperusteella niitä käsittelemme 

Henkilötietojen käsittelyn ensisijainen tarkoitus on Helatukku Finland Oy:n asiakkaiden tilausten ja toimitusten hallinta. Lähetämme myös asiakastyytyväisyyskyselyjä olemassa oleville asiakkaillemme.  Sen lisäksi teemme markkinointia olemassa oleville ja potentiaalisille asiakkaille.  

Muatoa.fi ja gripshop.fi -verkkokauppatilauksen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään vain tilausten toimeen panemiseksi.   

Tiedot saadaan sinulta itseltäsi asioinnin yhteydessä, tehdessäsi tilauksen verkkokaupassa tai esimerkiksi osallistumalla kampanjoihimme. Lisäksi saamme tietoa verkkosivustomme käytöstä ja kävijöiden kiinnostuksen kohteista verkkomarkkinointiin erikoistuneista analytiikkapalveluista.    

 

2.1 Mitä tietoja keräämme ja mihin niitä käytämme 

 Asiakasta ja sopimusta koskevat tiedot: 

• Tieto siitä onko uusi vai olemassa oleva asiakas 

• Etu- ja sukunimi 

• Yrityksen nimi ja yhteyshenkilön nimi & tehtävä yrityksessä 

• Y-tunnus 

• Maa/alue 

• Asiakasnumero 

• Sähköpostiosoite 

• Postiosoite (toimitus- ja laskutusosoite jos eri) 

• Markkinointilupa- tai kielto 

• Puhelinnumero, faksinumero 

• Yritysasiakkaiden yksilöllisten sopimusten tiedot 

• Tieto uutiskirjetilauksesta 

• Verkkokaupan käyttäjätunnus ja salasana 

• Sähköpostikeskustelut 

• Asiakaspalautteet 

 

Tilauksia ja toimituksia koskevat tiedot: 

• Toimitustapa 

• Toimitusehdot 

• Toimitusaika ja toimituksen tila 

• Yhteyshenkilö 

• Toimitusosoite 

• Tuotetiedot koodeineen 

• Tilauksen määrä ja summa 

• Tilauksen kommentit 

• Rahdinkuljettajan seurantatiedot 

• Tekniset tapahtumatiedot verkkokauppatilauksista 

• Palautuksia koskevat tiedot 

 

Laskutusta ja maksamista koskevat tiedot:     

• Laskut 

• Laskun maksua koskevat tiedot 

• Ennakkomaksua koskevat tiedot 

• Tieto maksuhäiriöstä 

• Perintää koskevat tiedot   

 

2.2 Millä oikeusperusteella tietoja käytämme 

 

2.2.1 Tilausten toimeenpanoon perustuva käsittely 

Tilausten hallinnointiin ja toimeenpanoon perustuva käsittelyä ovat:   

• Tilausten ja toimitusten toteuttaminen 

• Ennakkomaksun käsittely  

• Laskutus ja perintä 

• Sopimusten hallinnointi 

• Tilauksiin liittyvä asiakaspalvelu ja palautteiden käsittely 

• Palautusten käsittely 

 

2.2.2 Oikeutettuun etuun perustava käsittely 

Oikeutettuja etuja ovat asiakassuhteen hoitaminen sekä liiketoiminnan ja asiakassuhteen kehittäminen. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ovat esimerkiksi: 

• Asiakastyytyväisyyskyselyt 

• Asiakasviestintä 

• Markkinoinnin kohdistaminen yritysasiakkaille. Markkinointi on mahdollista kieltää milloin tahansa 

• Verkkokaupan ylläpito ja kehittäminen   

• Maksuhäiriötietojen tarkistus uusilta yritysasiakkailta  

• Maksukäyttäytymisen seuranta asiakassuhteen aikana (yritysasiakkaat) 

• Liiketoiminnan raportointi 

 

2.2.3 Suostumukseen perustuva käsittely 

 Kuluttajien osalta markkinointia tehdään vain suostumukseen perustuen. Markkinointilupa on mahdollista peruuttaa milloin tahansa.    

Uutiskirjetilauskin perustuu suostumukseen ja sen voi peruuttaa uutiskirjeen linkistä koska tahansa.   Verkkosivuilla on käytössä evästeet. 

 

2.2.3.1 Verkkosivujen evästeet 

Verkkosivuilla on käytössä evästeet. Pakollisia evästeitä ovat mm. kirjautumisevästeet ja ostoskoriin liittyvät evästeet. Ilman niitä verkkokauppaa ei voi käyttää.  

Sen lisäksi selaimeen asennetaan markkinointi-, mieltymys- tai analytiikkaevästeitä, jos annat suostumuksesi analytiikkaan. Voit antaa suostumuksesi tai peruuttaa sen verkkosivuilla olevalla suostumustyökalulla. Suostumusta voi muuttaa koska tahansa selainikkunan vasemmassa alalaidassa olevasta kuvakkeesta.  

Kaikista käytetyistä evästeistä saat yksityiskohtaisia lisätietoja klikkaamalla suostumustyökalun ikkunassa olevaa ”Näytä tiedot” -linkkiä.  

Analytiikka toteutetaan Google Analyticsin avulla ja tietojasi luovutetaan Googlelle, jos hyväksyt markkinointi- ja analytiikkaevästeet. He voivat yhdistää näitä tietoja muihin tietoihin, joita olet antanut heille tietoja tai joita he ovat keränneet, kun olet käyttänyt heidän palvelujaan. He voivat myös luovuttaa tietoja edelleen omille kumppaneilleen, jotka voivat käyttää näitä tietoja omiin tarkoituksiinsa.  

Analytiikka- ja markkinointievästeiden hyväksyminen ei ole edellytys tilauksen tekemiselle. 

 

3 Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi 

Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei esiinny. 

 

4 Kuinka kauan säilytämme tiedot 

Säilytämme tietoja vain tässä selosteessa mainittuihin käyttötarkoituksiin vaadittavan ajan; pääsääntöisesti asiakassuhteen ja kirjanpitolain vaatiman ajan.  

Markkinointi- ja analytiikkaevästeitä sekä niistä johdettua tietoa säilytetään 2 vuotta.  Toiminnallisten evästeiden osalta tietoa säilytetään vain sivuilla vierailun ajan.   

 

5 Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin 

Tietoja voidaan siirtää Helatukku Finland Oy:n yhteistyökumppaneille tai palveluntuottajille tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Tällaisia siirtoja suojaavat keskinäiset sopimuksemme.  

Tietoja voi sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella johtuen käyttämistämme palveluntarjoajista. Seuraavassa esimerkkejä:  

Verkkosivuston analytiikkaan ja markkinointiin liittyen tietoja siirretään Google Irelandille, joka on Google LLC:n omistama yhtiö. Google siirtää tietoja edelleen ETA-alueen ulkopuolelle, mm. Yhdysvaltoihin. Myös Microsoftin sähköpostin käyttöön liittyviä tietoja siirretään EU/ETA -alueen ulkopuolelle (USA). Siirtomekanismina EU komission tekemä tietosuojaa koskeva päätös sellaisten yritysten osalta, jotka ovat sertifioituneet EU-US -tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework). Google ja Microsoft ovat molemmat mukana tässä järjestelyssä.  

Maksupalveluvälittäjänä käytettävä Paytrail voi siirtää tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, mutta vain siinä tapauksessa, että tarpeelliset suojakeinot ovat käytössä, kuten: 

1. Maa on EU-komission toimesta todettu omaavan riittävän hyvän suojaustason henkilötiedoille. 

1. Suojakeinoista varmistutaan käyttämällä EU-komission tarjoamia mallilausekkeita sopimuksissa henkilötietojen siirroista. 

Rahdinkuljettaja Schenker ei siirrä tietoja EU/ETA ulkopuolisiin kolmansiin maihin tai kansainvälisille organisaatioille, elleivät tietosuoja-asetuksen asettamat edellytykset täyty. Näitä ovat mm. EU:n tietosuojaa koskevien vakiolausekkeiden käyttäminen ja tietosuojan riittävyyttä koskeva EU komission päätös.   

6 Minkälaisia riskejä käsittelyyn liittyy ja miten suojaamme tiedot  

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.  

Rekisteröityjen tietoihin ei em. toimenpiteet huomioiden, ole tunnistettu kohdentuvan merkittäviä riskejä.   

  

7 Rekisteröidyn oikeudet  

Sinulla on oikeuksia koskien Helatukku Finland Oy:n hallussa olevia henkilötietojasi. Rekisteröidyllä on mahdollisuus käyttää oikeuksiaan kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Oikeuksia koskevat pyynnöt voit osoittaa selosteen alussa kerrotulle, rekisteristä vastaavalle henkilölle. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:  

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihin. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. 

Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa

• Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta 
• Rekisteröity vastustaa tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan nojalla. Tämä tarkoittaa esimerkiksi tapauksia, joissa henkilötietojen paikkansapitävyyteen tai käsittelyn lainmukaisuuteen liittyy epäselvyyksiä.  Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä, mikäli käsittelemme niitä oikeutetun etumme tai yleisen edun perusteella. 

Oikeus tietojen siirrettävyyteen 
Rekisteröidyllä on oikeus saada antamansa henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perusten.  Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on. 

Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen saattaa vaikuttaa mahdollisuutemme tarjota palveluita. 

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos kokee, ettei henkilötietoja käsitellä asianmukaisesti.  

  

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki 

Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi